På torsdag fra 09:00 til 14:00 hjelper jeg med alle IT-spørsmål(*) helt gratis. Ta kontakt på messenger og skriv hva problemet er, så skal vi nok finne en løsning. Man trenger ikke å melde seg på arrangementet, men da får du automatisk en påmindelse
I retur ønsker jeg tilbakemelding på Digital Vaktmester Facebook-siden. Du blir også spurt om du ønsker å abonnere på et nyhetsbrev, dette er så klart helt valgfritt.
Forbehold om at ved stort antall henvendelser så rekker jeg ikke alle.
(*) Er oppgaven såpass stor at den tar mer enn 15-30min å løse så kan jeg hjelpe med problemet en annen dag, men da blir det et betalt arbeid og du får et uforpliktende tilbud.
De to siste månedene har jeg hatt flere kunder som brått har oppdaget at backup-løsningen ikke lenger fungerer. Backup er noe vi alle er avhengige av å ha, spesielt når uhellet er ute. Mange er veldig flinke til å sette opp backup-løsninger, men de færreste er flinke til å vedlikeholde disse løsningene. Vedlikehold er i denne sammenhengen å sjekke at backupen faktisk fungerer.
Tap av privat data
En av disse kundene fikk en korrupt ekstern harddisk som gjorde dataen uleselig. Etter rask feilsøking av meg, sendte jeg han videre til en spesialist på datahavari. En overraskelse her var at de lovet å gjenopprette ca. 90% av filene, men det de ikke fortalte kunden var at dette utelukkende var Windows-filer, og ikke de personlige filene kunden ønsket. Kunden endte opp med å miste mye innhold med høy sentimental verdi, og en dyr regning.
Gjorde nesten alt riktig
En bedriftskunde tok kontakt når NASen1 de hadde på kontoret sluttet å fungere. Denne kunden hadde gjort alt riktig, de hadde en lokal backup-løsning (NAS), en backup til skya (Google Drive) og en ekstern harddisk som var koblet til NASen, men de glemte vedlikeholdet. På grunn av et utgått betalingskort så var det ikke lenger noen backup i skya, og når en eldre harddisk brått ble korrupt så falt hele løsningen sammen.
Hva gikk galt for denne kunden?
Denne kunden hadde en NAS på kontoret som alle koblet seg til for å lagre filer. NASen var satt opp med to harddisker som speilet hverandre. De hadde aktivert speiling av data til Google Drive. I tillegg var denne NASen plassert i et metallverksted med mye jernspon o.l. i lufta.
En av harddiskene ble korrupte.
Google Drive hadde stoppet fordi betalingskortet som lå inne var utgått.
NAS var dekket av støv og jernspon, det var kun et tidsspørsmål før den kortsluttet.
Når kunden selv ønsket å fikse problemet, så skrev de over dataen på den fungerende harddisken. I praksis så slettet dette backupen.
Den siste utveien for å unngå datatap var i dette tilfelle den eksterne harddisken. Denne hadde heldigvis jobbet jevnt og trutt i årevis, og med en ny NAS, nye disker og overføring av data, så er kunden tilbake igjen.
Ta eierskap til backup-løsning du/dere bruker og sjekk at alt fungere. Hva med å lage en kalenderpåminnelse den siste fredagen i måneden om å gå igjennom de forskjellige tjeneste som brukes, logge inn og sjekke om noe har feilet? Det er ikke så mye som skal til for å unngå å havne i en situasjon hvor dataen du trenger er borte.
Forslag til aktivitetsliste for aktivt vedlikehold av backup
Logg inn på alle skytjenester som brukes til backup og sjekk dashbord/oversikt for feilmeldinger, husk å oppdater betalingskort om nødvendig.
Logg inn på lokale tjenester som NAS, server o.l., sjekk for feilmeldinger og se om enheten må oppdateres. Husk å les produsentens anbefalte forhåndsregler før oppdatering.
Ta stikkprøver, se om du finner tilbake til en fil du brukte i løpet av dagen, sjekk om du finner et tidligere prosjekt som du har jobbet med. Se at filene faktisk fungere og ikke bare ligger der som tomme skall.
For lokale backuper, noter når enheten/harddiskene er kjøpt, og bytt disse når de begynner å bli gamle (3-5 år for harddisk, 1-5 år for minnepenn).
Gjør dette aktivt, for mange vil det holde med en gang i måneden, men noen har kanskje behov for hyppigere sjekk.
Viste du at i Office universet så er det mulig å lage maler som kan gjenbrukes raskt og effektivt? Man kan derfor legge fra seg all bekymring for at en kollega har overskrevet «malen». Gjør man malene tilgjengelig via OneDrive, Google Drive eller andre skytjenester vil nye, så vel som gamle kollegaer ha automatisk tilgang til alle malene.
Har dere enda ikke tatt i bruk maler i Office, så er tiden moden for dette nå! Tre inn i fremtiden og slutt å bruke vanlige Word eller Excel filer som kan skrives over. Eller enda verre, filer som sendes over mail og som etter hvert vil finnes i mange forskjellig versjoner (vi har vel alle møtt på filen «filnavn_siste_versjon_endelig_2_kopi»).
Ønsker du heller å bruke tiden på andre ting? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende tilbud.
Har du derimot litt tid til overs så har jeg også en guide som kan hjelpe deg:
Åpne en Word-fil eller lag en ny fil. Når du har fylt det ut slik som du ønsker å ha malen så velger man Fil -> Lagre som også må man velge filtypen Word Template (*.dotx). Det er også greit å ta en kikk på Fil -> Informasjon og fylle ut både Tittel og Forfatter.
2. Hvor bør man lagre filen?
Det er viktig å tenke på hvor malen skal lagres og filnavnet, spesielt når flere i bedriften skal ha tilgang til den. Bruker man OneDrive igjennom M365 så kan det være lurt å legge den på en delt mappe (SharePoint-sted). Du trenger denne filstien senere så husk å kopier den med deg når du har funnet ut hvor du ønsker å ha malene lagret. I systemer som f.eks. Google Drive og OneDrive så er filnavnet søkbart, så gi filen et navn som gir mening.
3. Endre innstillingene i Word
Gå til Fil også velger man Alternativer ned til venstre. Deretter velger man Lagre. Nå trenger man filstien som man tok med seg fra steg 2. Denne skal limes inn i feltet Standardplassering for personlige maler. Når dette er gjort trykker man på OK. Lukk Word og start det på nytt igjen.
Hvordan bruke maler i Word?
1. Velg en mal
Når man starter opp Word og velger ny fil. Så kan man nå velge mellom Office og Personlig. Klikk på Personlig og malen som du lagret tilbake i steg 1. Opprett en mal i Word bør nå dukke opp som et valg.
2. Bruk malen
Når du velger malen du ønsker å bruke er du egentlig klar til bruk. Husk å sving innom Fil -> Informasjon og sjekk at det står riktig Forfatter og Tittel. Det er ikke veldig viktig, men det ser alltid mer proft ut at det kommer fra deg og ikke en tidligere ansatt eller et annet firma.
Slik oppretter du en mal i Excel
1. Opprett en mal i Excel
Følg samme fremgangsmåte som for Word, men når man lagrer så skal filformatet være Excel-mal (*.xltx).
2. Hvor bør man lagre filen?
Se fremgangsmåte for Word, de samme prinsippene gjelder her. Anbefaler å ha en mappe for Word og en mappe for Excel.
3. Endre innstillingene i Excel
Igjen, så er dette samme fremgangsmåte som Word, heldigvis så har Office det samme oppsettet for menyer og valg for maler.
Hvordan bruke maler i Excel?
1. Velg en mal
Se fremgangsmåten for å bruke maler i Word. Anbefaler også å se på de som ligger under Office fanen, her er det ganske mange bra maler som kan brukes.
2. Bruk malen
Samme fremgangsmåte som for Word. Bare velg malen du ønsker, og sett i gang. Om man velger en mal fra Office fanen som må du trykke på Opprett i popup-vinduet.
Sjekk hvilke enheter som ligger lagret på mobilen din, det er greit å ta en oppryddning ved jevne mellomrom. Man kan også trykke seg inn på de forskjellige å legge til flere innstillinger, f.eks. synking av meldinger til bilen.
Lei av at apper som sjeldent blir brukt må lastes ned på nytt når du trenger dem. Dekativer iPhone «Fjern ubrukte apper» eller Android «Arkiver ubrukte apper».
Det finnes flere nettlesere der ute enn Edge og Chrome, å bytte mellom nettlesere er ganske så enkelt å går fort. Hva med å teste ut Opera, Firefox eller f.eks. Brave?
Skal et nytt system anskaffes eller utvikles. Involver de som faktisk skal bruke systemet tidlig i prosessen, ofte har disse helt andre erfaringer og behov enn de som velger system.
Har du behov for å gjøre en utregning i Excel med en fast kolonne, rad eller begge. Bruk $ for å låse, f.eks. $A1 låser kolonnen til A, men raden kan endres. A$1 låser raden til 1, men kolonnen kan endre seg. $A$1 sier at A1 alltid skal brukes.
Bruk focus mode for å sette opp hvilke apper som skal få lov til å lage varslinger i en gitt tidsperiode. Da slipper du å forholde deg til alt annet. Det er også smart å ta en runde å deaktivere varsling fra apper man ikke nødvendigvis bruker lenger.
