Viste du at i Office universet så er det mulig å lage maler som kan gjenbrukes raskt og effektivt? Man kan derfor legge fra seg all bekymring for at en kollega har overskrevet «malen». Gjør man malene tilgjengelig via OneDrive, Google Drive eller andre skytjenester vil nye, så vel som gamle kollegaer ha automatisk tilgang til alle malene.
Har dere enda ikke tatt i bruk maler i Office, så er tiden moden for dette nå! Tre inn i fremtiden og slutt å bruke vanlige Word eller Excel filer som kan skrives over. Eller enda verre, filer som sendes over mail og som etter hvert vil finnes i mange forskjellig versjoner (vi har vel alle møtt på filen «filnavn_siste_versjon_endelig_2_kopi»).
Ønsker du heller å bruke tiden på andre ting? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende tilbud.
Har du derimot litt tid til overs så har jeg også en guide som kan hjelpe deg:
Dette trenger du
- Word / Excel installert
- OneDrive, Google Drive eller en annen skyløsning aktivert
Slik oppretter du en mal i Word
1. Opprett en mal i Word
Åpne en Word-fil eller lag en ny fil. Når du har fylt det ut slik som du ønsker å ha malen så velger man Fil -> Lagre som også må man velge filtypen Word Template (*.dotx). Det er også greit å ta en kikk på Fil -> Informasjon og fylle ut både Tittel og Forfatter.
2. Hvor bør man lagre filen?
Det er viktig å tenke på hvor malen skal lagres og filnavnet, spesielt når flere i bedriften skal ha tilgang til den. Bruker man OneDrive igjennom M365 så kan det være lurt å legge den på en delt mappe (SharePoint-sted). Du trenger denne filstien senere så husk å kopier den med deg når du har funnet ut hvor du ønsker å ha malene lagret. I systemer som f.eks. Google Drive og OneDrive så er filnavnet søkbart, så gi filen et navn som gir mening.
3. Endre innstillingene i Word
Gå til Fil også velger man Alternativer ned til venstre. Deretter velger man Lagre. Nå trenger man filstien som man tok med seg fra steg 2. Denne skal limes inn i feltet Standardplassering for personlige maler. Når dette er gjort trykker man på OK. Lukk Word og start det på nytt igjen.
Hvordan bruke maler i Word?
1. Velg en mal
Når man starter opp Word og velger ny fil. Så kan man nå velge mellom Office og Personlig. Klikk på Personlig og malen som du lagret tilbake i steg 1. Opprett en mal i Word bør nå dukke opp som et valg.
2. Bruk malen
Når du velger malen du ønsker å bruke er du egentlig klar til bruk. Husk å sving innom Fil -> Informasjon og sjekk at det står riktig Forfatter og Tittel. Det er ikke veldig viktig, men det ser alltid mer proft ut at det kommer fra deg og ikke en tidligere ansatt eller et annet firma.
Slik oppretter du en mal i Excel
1. Opprett en mal i Excel
Følg samme fremgangsmåte som for Word, men når man lagrer så skal filformatet være Excel-mal (*.xltx).
2. Hvor bør man lagre filen?
Se fremgangsmåte for Word, de samme prinsippene gjelder her. Anbefaler å ha en mappe for Word og en mappe for Excel.
3. Endre innstillingene i Excel
Igjen, så er dette samme fremgangsmåte som Word, heldigvis så har Office det samme oppsettet for menyer og valg for maler.
Hvordan bruke maler i Excel?
1. Velg en mal
Se fremgangsmåten for å bruke maler i Word. Anbefaler også å se på de som ligger under Office fanen, her er det ganske mange bra maler som kan brukes.
2. Bruk malen
Samme fremgangsmåte som for Word. Bare velg malen du ønsker, og sett i gang. Om man velger en mal fra Office fanen som må du trykke på Opprett i popup-vinduet.
